Una vez elegido el Software de Gestión ERP adecuado, es momento de adaptarlo en tu empresa. Un proyecto de implementación consta de varias etapas, cada una con su importancia individual, pero que al final del proceso crea una sinergia entre todas para alcanzar los objetivos fijados. La implementación del Software de Gestión ERP es uno de los procesos más críticos junto con su elección, ya que una correcta adaptación es sinónimo de éxito.

Existen diferentes metodologías y técnicas de implantación, dependiendo del tamaño de la empresa, la complejidad de los procesos y el software elegido. Sin embargo, se pueden destacar algunas fases comunes por las que debe pasar todo proceso de implementación.

  1. Planificación del proyecto. Esta etapa tiene como objetivo  determinar los recursos del proyecto, tanto técnicos como humanos. El equipo de trabajo debe quedar definido con los roles y responsabilidades de cada miembro totalmente claras. De igual manera, también deben definirse los tiempos del proyecto. Para ello, la empresa proveedora deberá informarte de toda la planificación mediante un cronograma detallado, en el cual estarán indicadas todas las actividades de las que consta el proyecto con sus respectivas fechas de inicio y fin (al menos estimadas). De este modo podrás organizar todos los recursos en base a estas tareas y conocer la evolución del proyecto.
  2. Consultoría y análisis. En esta fase, lo primordial es obtener una lista de los requerimientos y funcionalidades que cada área necesita. El objetivo de esta etapa es llegar a un entendimiento común entre los implementadores y el personal de tu empresa en cuanto a cuáles son los procesos actuales de la firma y las funcionalidades que necesita tu negocio.
  3. Configuración y desarrollo. En esta etapa se configura la herramienta bajo los parámetros definidos en la etapa anterior.  De ser necesario, también se debe cumplir con los desarrollos o configuraciones especiales que requeriste. La configuración y parametrización inicial es imprescindible para preparar el ERP y adaptarlo a las necesidades de tu empresa y los flujos de trabajo en base al modelo de negocio actual y de nuevos requerimientos en el futuro. Gracias a este paso, se consigue alinear el funcionamiento del software a las necesidades del negocio, incorporando nuevos procesos y nuevas funcionalidades. Es muy común que durante esta instancia se realicen pruebas sobre una versión piloto, que tiene como objetivo conocer cómo funcionará y se integrará la solución final tras la validación de los responsables.
  4. Migración de datos. Los sistemas ERP se caracterizan por integrar los datos procedentes de las distintas áreas de la empresa, para funcionar en torno al concepto de un dato único y una explotación múltiple. Para que esto sea posible, los datos han de ser correctos. Implementar un Software de Gestión ERP suele presentar dificultades derivadas de la migración de datos de los sistemas anteriores. La calidad de los datos a migrar y las distintas codificaciones del sistema anterior exigen un esfuerzo para poder identificar correctamente el origen de cada dato, depurarlos e insertarlos en la nueva base de datos del programa.
  5. Capacitación. Una vez realizadas las pruebas y mejoras, se procede a capacitar a todo el personal que vaya a utilizar el Software ERP. Flexxus considera que la motivación y participación de todos los involucrados es muy importante, ya que es cuando van a tener la experiencia real con el sistema y se prepararán para dominar el uso de la solución. La comunicación con el proveedor es muy relevante en este paso, ya que se deben de solucionar todas las dudas en cuanto a procesos y funciones con el fin de obtener el máximo provecho de la herramienta. La razón por la que es necesario este proceso de formación de los usuarios finales es garantizar que se sientan cómodos con el sistema, aumentar su experiencia y su conocimiento. Uno de los principales problemas con los que se encuentran las empresas implementadoras es el hábito en el uso de la aplicación a la que los trabajadores están acostumbrados, por eso la formación es tan importante. Los usuarios han de familiarizarse con el manejo y funcionamiento del nuevo sistema antes de a trabajar con él.
  6. Puesta en marcha. Finalmente, esta etapa está orientada a la puesta en marcha del nuevo Software de Gestión. Su principal objetivo es salir del ambiente de pruebas y empezar a trabajar sobre una base definitiva de producción.  Adicionalmente, esta instancia se enfoca en el soporte que se requiera durante las primeras semanas de trabajo así como en los ajustes de mejora de desempeño que puedan requerirse. Empresas como Flexxus, cuentan con un área totalmente dedicada y capacitada para atender las consultas técnicas de sus clientes.
  7. Seguimiento y control. Esta es una etapa independiente de las fases previas y debería cumplirse durante todo el proyecto de implementación.  Su objetivo es llevar el control del mismo con respecto a cumplimiento de planificación, retrasos, análisis, reducción de riesgos y toda actividad que apoye a un control de calidad de la implementación.

 

Una de las preguntas más frecuentes que nos realizan nuestros clientes al momento de implementar la solución es ¿cuánto tarda? La realidad es que no hay una respuesta exacta ya que el tiempo de implementación dependerá principalmente del tipo de Software ERP escogido, la dificultad de los procesos de la empresa y las modificaciones necesarias para adaptarlo a las exigencias de cada compañía.

Por otro lado, también nos consultan con frecuencia si implementamos en todo el país. En este caso, la respuesta en concreta. Si, realizamos implementaciones en todo el país, ya sea In Situ o de manera Remota. Cada día más consultores tecnológicos se suman a nuestra Red de Partners para brindarle respaldo local, actualmente tenemos presencia en: CABA, Buenos Aires, Córdoba, Mendoza, Santa Fé, Entre Ríos, Corrientes, Tucumán, Jujuy, Neuquén, Formosa, Santiago del Estero, Río Negro y Tierra del Fuego.

Por último, es importante aclarar que existen múltiples riesgos a tener en cuenta en la implementación de un ERP y que todo ellos deben estar contemplados y analizados con anterioridad a comenzar el proceso. La implementación supone un cambio drástico y un gasto cuantioso para cualquier empresa, cuyas razones principales para el fracaso son:

  • 60% mala planificación táctica
  • 40% gestión del cambio inexistente
  • 32% falta de compromiso de la gerencia
  • 10% falta de capacitación

 

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